Informativa sulla privacy

1. Ruoli e responsabilità

Rentero è un software gestionale in abbonamento. Per i dati relativi all’account, all’utenza del personale e alla fatturazione, il titolare del trattamento è la società indicata sopra.

Per i dati personali dei clienti finali che l’azienda noleggiatrice inserisce nel gestionale (anagrafiche, documenti d’identità, prenotazioni), l’azienda è titolare del trattamento e noi agiamo come responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, trattando i dati solo su sua istruzione.

2. Quali dati trattiamo

• Dati dell’account e del personale: nome, email, ruolo, credenziali gestite dal fornitore di autenticazione.
• Dati di fatturazione dell’abbonamento e dello stato dei pagamenti.
• Per conto dell’azienda: anagrafiche clienti, documenti d’identità e patente, dati di prenotazione e check-in.
• Log tecnici minimi per sicurezza e diagnostica.

3. Finalità e basi giuridiche

• Esecuzione del contratto di servizio (art. 6.1.b): erogazione del gestionale, gestione dell’abbonamento e del supporto.
• Obblighi legali, contabili e fiscali (art. 6.1.c).
• Legittimo interesse (art. 6.1.f): sicurezza della piattaforma e prevenzione degli abusi.
• Trattamento su istruzione del titolare (art. 28) per i dati dei clienti finali dell’azienda.

4. OCR assistito da intelligenza artificiale

Il gestionale offre una funzione che, tramite un sistema di intelligenza artificiale, estrae automaticamente i dati dalle foto dei documenti caricati per pre-compilare i campi. È un supporto operativo: la verifica finale spetta sempre all’operatore. Non vengono adottate decisioni automatizzate con effetti giuridici sugli interessati.

In conformità al Regolamento (UE) sull’intelligenza artificiale, la funzione è segnalata in modo trasparente nel punto in cui viene usata. Per questa elaborazione le immagini transitano verso un fornitore con sede negli Stati Uniti (vedi tabella). L’azienda noleggiatrice, in qualità di titolare, è tenuta a informare i propri clienti dell’uso di questo strumento.

5. Conservazione

I dati sono conservati per il tempo necessario a erogare il servizio e ad adempiere agli obblighi di legge. I dati dei clienti finali sono conservati secondo le istruzioni e le politiche dell’azienda titolare e restituiti o cancellati al termine del rapporto, salvo obblighi di conservazione di legge.

6. Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione (artt. 15-22 GDPR). Per i dati dei clienti finali le richieste vanno rivolte all’azienda titolare; assistiamo l’azienda nell’evasione. Per i dati dell’account puoi scrivere al contatto privacy indicato sopra.

7. Geolocalizzazione dei veicoli (telematica)

Su richiesta dell’azienda noleggiatrice, il gestionale può integrare dispositivi di localizzazione GPS installati sui veicoli e mostrarne in tempo reale la posizione, la velocità e lo stato di batteria e accensione. Poiché possono riferirsi a una persona identificabile (il conducente), sono dati personali.

Per questo trattamento l’azienda noleggiatrice è titolare e Rentero agisce come responsabile (art. 28 GDPR), trattando i dati solo su sua istruzione. Viene conservata unicamente l’ultima posizione nota, senza cronologia degli spostamenti (minimizzazione dei dati). L’azienda titolare è tenuta a informare i propri clienti e a raccogliere, ove necessario, il consenso prima di attivare il noleggio.

Destinatari e trasferimenti extra-UE

Per erogare il servizio ci avvaliamo di fornitori terzi che agiscono come responsabili del trattamento. Alcuni hanno sede negli Stati Uniti: i trasferimenti avvengono sulla base di clausole contrattuali standard (SCC) e/o dell’adesione all’EU-US Data Privacy Framework. L’elenco aggiornato e copia delle garanzie sono disponibili su richiesta.